Fases del proceso administrativo: qué son y cómo se aplican en una empresa

¿Te interesa o estudias la carrera de administración de negocios? Entonces no puedes dejar de conocer las fases del proceso administrativo, dominando este conocimiento impulsamos tu crecimiento a nivel educativo y laboral. La administración de negocios es una de las carreras mejor pagadas en el país y con un alto nivel de empleabilidad.

Las etapas del proceso administrativo es un tema que como profesional o estudiante debes conocer para garantizar eficiencia de trabajo en grandes y pequeñas empresas. A continuación, te presentamos las 4 etapas clave para comprender más de este proceso con una serie de ejemplos básicos.

¿Qué es un proceso administrativo?

Se trata de una serie de actividades sistemáticas realizadas para lograr objetivos en la organización. Este proceso dividido en etapas garantiza la eficiencia en la administración y dominar cada fase es esencial para ser un líder.

Las fases de un proceso administrativo tuvieron origen en el siglo XX debido al aporte del ingeniero Henri Fayol, quien se encargó de crear un sistema de funciones para una buena gestión a nivel empresarial. El ingeniero francés puso las bases para definir las funciones administrativas.

Las 4 etapas del proceso administrativo

Los docentes del instituto Zegel con más de 55 años de presencia en el país nos enseñan todo lo relacionado con las fases del proceso administrativo ¡a tomar nota!

Etapa mecánica

La fase de planificación

Es el inicio del proceso administrativo, aquí es donde se deciden los objetivos que se quiere lograr en la empresa y la forma para lograrlos. Se podría decir que es la guía o la ruta para empezar con el trabajo, ya que con una buena planificación se consigue una ruta de acción exitosa.

Esta etapa es importante para el futuro de la compañía, ya que se definen las proyecciones con miras a mediano y largo plazo.

• Establece los objetivos ¿a dónde se quiere llegar?
• Definir la situación de la empresa en la actualidad.
• Analizar cuáles serían los posibles escenarios que podría enfrentar la empresa con miras al futuro.
• Hacer un análisis y escoger las soluciones a los eventuales problemas.
• Definir un plan y analizar el posible resultado.

Ejemplo: cuando una empresa quiere lanzar un producto tecnológico y quiere definir las metas de sus ventas, fechas para el lanzamiento y el presupuesto para toda la ejecución del proyecto.

La fase de organización

Dentro de las etapas del proceso administrativo está la fase de organización que ayuda a definir cada tarea entre los miembros del grupo de trabajo. Es importante trabajar en conjunto y establecer fechas para cada tarea asignada. Aquí va muy ligado la habilidad de cada integrante y se piensa en los recursos que posee la empresa.

Con una estructura bien definida se plasman los objetivos empresariales, sacando provecho de la habilidad y conocimiento de cada área se aminoran los costos y se mejora el nivel de satisfacción de cada uno de los trabajadores.

• Distribuir las tareas en grupos específicos.
• Ramificar las tareas en unidades.
• Establecer las autoridades administrativas para cada área.
• Entregar los materiales de utilidad para cada área.
• Definir las jerarquías en la organización a nivel interno de la empresa.
• Especificar los mecanismos que ayuden a vincular las actividades de las áreas del proyecto y observar si la integración se da de manera efectiva.

Ejemplo: es aquí donde se crean los departamentos y se asigna el liderazgo para la realización del producto tecnológico que se quiere lanzar próximamente.

Etapa dinámica

La etapa de dirección

Una de las fases del proceso administrativo en donde se da paso a la ejecución a nivel interno en la empresa. Una vez divididos los pasos a seguir se establece el funcionamiento de la empresa.

• Brindar motivación a todos los colaboradores de las áreas.
• Cada colaborador debe recibir el salario por su trabajo.
• Tomar acción y prestar atención a cada necesidad, ya que pueden variar dependiendo de cada área.
• Definir herramientas y formas de comunicación entre los variados sectores.

Ejemplo: el jefe encargado se encarga de la coordinación, resolver todos los conflictos y mantener motivado al personal durante la realización del proyecto.

La fase de control

Se trata de la última etapa donde hay que asegurarse de que cada tarea planificada se está desarrollando de la forma deseada. Con un control de actividades se ayuda a identificar los puntos más fuertes y débiles para dar paso a las respectivas modificaciones, para lograr la corrección ideal se tienen que realizan los siguientes pasos:

• Examinar los resultados.
• Verificar que los resultados se hayan dado acorde a los planes.
• Reconocer los problemas y tomar medidas de corrección.

Ejemplo: aquí se revisan los resultados de las ventas del producto, se hace la comparación con los objetivos y se reajustan, si es necesario, las estrategias de marketing.

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• Sabrás coordinar el desarrollo de tareas en las diversas áreas con la finalidad de realizar una ejecución correcta.
• Podrás controlar la ejecución del presupuesto definido para cada área de la empresa.
• Planificarás líneas de acción para cada área dependiendo del plan estratégico.
• Aplicarás la lógica para crear soluciones en el área productiva.

En resumen, las fases del proceso administrativo se dividen en planificación donde se define qué y cómo hacer; organización que asigna los recursos y las tareas; dirección que aporta liderazgo; motivación, donde se incentiva a los colaboradores y se controlan los resultados para las posibles correcciones.

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